Sie haben Fragen zu einer Buchung, und Ihr Gast antwortet nicht? Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Gäste vor der Anreise über Airbnb, Booking.com und Holidu kontaktieren und was Sie tun können, wenn Sie Ihren Gast nicht erreichen.

Gäste vor der Anreise kontaktieren

Die wichtigste Anlaufstelle für die Kommunikation mit Ihren Gästen ist das Gästepostfach von Holidu. Dort laufen alle Nachrichten zusammen, unabhängig davon, ob die Buchung über Airbnb, Booking.com, Holidu, Vrbo oder Ihre eigene Website eingegangen ist.

So greifen Sie auf das Gästepostfach zu

• Öffnen Sie im Menü Nachrichten → Posteingang, um alle Unterhaltungen zu sehen.
• Oder öffnen Sie im Tab Buchungen eine bestimmte Buchung und klicken Sie in der Buchungsdetailansicht auf den Nachrichtenlink. So gelangen Sie direkt zur Unterhaltung mit diesem Gast.

Der KI-Assistent unterstützt Sie

Der KI-Assistent ist kostenlos enthalten und beantwortet automatisch häufige Gästefragen zu Check-in, Ausstattung, Anfahrt und mehr. Grundlage sind die Themen, die Sie unter Einstellungen verwalten festlegen. Nachrichten werden automatisch zwischen Ihrer Sprache und der Sprache des Gastes übersetzt. Sie können jederzeit eine Unterhaltung übernehmen oder die Themen anpassen, die der Assistent bearbeitet.

Kontaktdaten je nach Buchungskanal

Das Gästepostfach funktioniert bei allen Kanälen gleich. Ob zusätzliche Kontaktdaten wie Telefonnummer oder persönliche E-Mail-Adresse sichtbar sind, hängt jedoch vom Buchungskanal ab:

Bei Buchungen über Airbnb, Booking.com und Vrbo schützen die Plattformen die persönliche E-Mail-Adresse des Gastes. Sie wird erst sichtbar, wenn der Gast das Holidu-Ankunftsformular ausgefüllt hat.

Hinweis für neue Gastgeber: Solange Sie Ihren ersten bestätigten Check-in noch nicht abgeschlossen haben, werden die Kontaktdaten der Gäste erst zwei Tage vor der Anreise angezeigt. Nach dem ersten erfolgreichen Check-in gilt diese Einschränkung für alle künftigen Buchungen nicht mehr.

Was tun, wenn Sie den Gast nicht erreichen?

Gehen Sie am besten schrittweise vor:

1. Gästepostfach (Nachrichten → Posteingang): Dies ist unabhängig vom Buchungskanal immer der beste erste Schritt.
2. WhatsApp: Senden Sie eine kurze, freundliche Nachricht, sofern eine Nummer sichtbar ist.
3. Anruf: Versuchen Sie es telefonisch, wenn der Gast auf WhatsApp nicht reagiert und die Telefonnummer sichtbar ist.
4. E-Mail: Haken Sie per E-Mail nach, sofern eine Adresse verfügbar ist.

Tipp: Halten Sie Ihre Nachricht freundlich und kurz, zum Beispiel:

„Hallo [Name des Gastes], hier spricht [Ihr Name] von [Name der Unterkunft]. Ich wollte kurz Ihre Ankunftszeit bestätigen. Bitte geben Sie mir Bescheid, wenn Sie Zeit haben. Wir freuen uns auf Ihren Besuch!“

Wenn der Check-in in den nächsten 7 Tagen stattfindet und Sie über keinen Kanal eine Antwort erhalten haben, wenden Sie sich bitte über das Kontaktformular an unser Supportteam. Wir prüfen die Buchungsdetails und unterstützen Sie dabei, den Gast über den ursprünglichen Buchungskanal zu erreichen.

Best Practices: So vermeiden Sie Kommunikationslücken

1. Kontaktieren Sie Ihre Gäste früh über das Gästepostfach. Eine freundliche Willkommensnachricht einige Tage vor der Anreise schafft eine gute Basis und bestätigt wichtige Details. Der KI-Assistent beantwortet Rückfragen automatisch.
2. Senden Sie rechtzeitig klare Anreiseinformationen. Gäste sollten Check-in-Zeit, Standort und Zugangsdaten kennen.
3. Nutzen Sie automatisierte Nachrichten. Die Guest-Connect-Nachrichten funktionieren zusammen mit dem Gästepostfach. Antwortet ein Gast auf eine geplante Nachricht, kann der KI-Assistent die Unterhaltung übernehmen.
4. Aktivieren Sie nach Möglichkeit den Self-Check-in. So bleibt die Anreise auch dann reibungslos, wenn die Kommunikation kurzfristig stockt.
5. Bitten Sie Gäste, die Ankunftszeit 2 bis 3 Tage vorher zu bestätigen. Eine kurze Nachricht sorgt dafür, dass alle auf demselben Stand sind.

Holidu ist nicht verpflichtet, personenbezogene Daten Ihrer Gäste in Ihrem Auftrag zu erheben. Benötigen Sie diese Angaben zur Anmeldung, wenden Sie sich bitte direkt an den Gast. Unser sprachkundiges Support-Team ist außerdem an 7 Tagen in der Woche für Sie da. Sie erreichen uns über das Kontaktformular.