Was soll ich tun, wenn ich meinen Gast nicht erreichen kann?

Es kann frustrierend sein, wenn Sie einen Gast vor seiner Ankunft nicht erreichen können. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen die besten Wege, um mit Ihren Gästen in Kontakt zu treten, unabhängig davon, ob die Buchung über Airbnb, Booking.com, Holidu oder andere Plattformen erfolgt ist.

Nutzen Sie die Gast-Nachrichtenbox – Ihr Postfach für alle Gast-Gespräche

Die Gast-Nachrichtenbox von Holidu ist die schnellste und zuverlässigste Möglichkeit, Gäste vor ihrer Ankunft zu erreichen. Sie bringt alle Ihre Gast-Unterhaltungen an einem Ort zusammen – unabhängig davon, ob die Buchung von Airbnb, Booking.com, Holidu, Vrbo oder Ihrer eigenen Website stammt.

So greifen Sie darauf zu:

• Gehen Sie in der Navigation zu Nachrichten → Postfach, um alle Unterhaltungen zu sehen.
• Oder öffnen Sie eine bestimmte Buchung im Tab Buchungen und klicken Sie auf den Nachrichtenlink in der Buchungsdetailansicht, um direkt zur Unterhaltung mit diesem Gast zu gelangen.

KI-Assistent für automatische Antworten

Ein KI-Assistent ist ohne zusätzliche Kosten enthalten und beantwortet automatisch häufige Gast-Fragen – zu Check-in, Ausstattung, Wegbeschreibungen und mehr. Nachrichten werden auch automatisch zwischen Ihrer Sprache und der Sprache des Gastes übersetzt, so dass Sprachbarrieren kein Problem darstellen. Sie können jederzeit ein Gespräch übernehmen oder einstellen, welche Themen der KI-Assistent bearbeitet.

Gast-Kontaktdaten nach Buchungskanal

Die Gast-Nachrichtenbox funktioniert über alle Kanäle hinweg. Je nach Buchungsquelle können jedoch zusätzliche Kontaktdaten (Telefon, persönliche E-Mail) sichtbar oder verborgen sein:

Buchungskanal	Telefon/E-Mail sichtbar?
Holidu & direkte Buchungen	Ja, standardmäßig
Airbnb	Möglicherweise verborgen
Booking.com	Möglicherweise verborgen
Vrbo	Möglicherweise verborgen

Bei Buchungen über Airbnb, Booking.com und Vrbo wird die persönliche E-Mail des Gastes von diesen Plattformen geschützt. Die persönliche E-Mail des Gastes wird sichtbar, wenn er das Holidu-Ankunftsformular ausfüllt.

Neue Gastgeber: Wenn Sie Ihren ersten bestätigten Check-in noch nicht abgeschlossen haben, werden Gast-Kontaktdaten bis 2 Tage vor Check-in verborgen. Nach Ihrem ersten erfolgreichen Check-in wird diese Beschränkung für alle zukünftigen Buchungen aufgehoben.

Was tun, wenn Sie den Gast nicht erreichen können?

Probieren Sie diese Methoden der Reihe nach:

1. Gast-Nachrichtenbox (Nachrichten → Postfach) – immer der beste erste Schritt, unabhängig vom Kanal.
2. WhatsApp – senden Sie eine kurze, höfliche Nachricht.
3. Telefon – rufen Sie an, wenn es keine Antwort auf WhatsApp gibt.
4. E-Mail – senden Sie eine Nachricht, falls verfügbar.

Tipps für Ihre Nachricht

Halten Sie Ihre Nachricht freundlich und prägnant. Beispiel:

Hallo [Gastname], ich bin [Ihr Name] von [Unterkunftsname]. Ich wollte nur Ihre Ankunftszeit bestätigen. Bitte lassen Sie mich wissen, wann Sie ankommen. Ich freue mich, Sie willkommen zu heißen!

Wenn der Check-in unmittelbar bevorsteht

Falls der Check-in innerhalb der nächsten 7 Tage ansteht und Sie über alle Kanäle keine Antwort erhalten haben, kontaktieren Sie unser Support-Team über den Holidu-Assistenten. Sie können helfen, die Buchungsdaten zu überprüfen und den Gast über den ursprünglichen Buchungskanal zu erreichen, falls nötig.

Best Practices, um Kommunikationslücken zu vermeiden

1. Kontaktieren Sie Gäste früh über die Gast-Nachrichtenbox. Eine freundliche Willkommensnachricht ein paar Tage vor der Ankunft schafft eine positive Atmosphäre und bestätigt wichtige Details. Der KI-Assistent kann Folgefragen automatisch beantworten.
2. Senden Sie klare Ankunftsinstruktionen im Voraus. Stellen Sie sicher, dass Gäste die Check-in-Zeit, den Ort und die Zugangsdetails kennen.
3. Verwenden Sie automatisierte Nachrichten. Automatisierte Nachrichten funktionieren zusammen mit der Gast-Nachrichtenbox – wenn Gäste auf eine geplante Nachricht antworten, kann der KI-Assistent das Gespräch fortsetzen.
4. Aktivieren Sie selbstständiges Check-in, wenn möglich. Dies vermeidet Last-Minute-Stress, wenn die Kommunikation verzögert wird.
5. Bitten Sie Gäste, ihre Ankunftszeit 2–3 Tage im Voraus zu bestätigen. Eine kurze Nachricht hält alle auf dem gleichen Stand.

Wichtige Informationen zur Datenschutz

Holidu ist nicht verpflichtet, persönliche Informationen von Gästen in Ihrem Auftrag zu sammeln. Wenn Sie diese Daten für Registrierungszwecke benötigen, kontaktieren Sie die Gäste bitte direkt.

Benötigen Sie Hilfe?

Unser lokales Support-Team steht Ihnen 7 Tage die Woche zur Verfügung. Wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, nutzen Sie bitte unser Kontaktformular auf dieser Seite.