Leitfaden für Gästenachrichten und FAQ

Was ist die Gästenachrichten-Funktion?

Die Gästenachrichten-Funktion bringt alle Ihre Gespräche mit Gästen an einem Ort zusammen – über alle Ihre Buchungskanäle hinweg – und nutzt einen KI-Assistenten, um routinemäßige Fragen automatisch zu beantworten. Mit dieser Funktion können Sie effizienter kommunizieren und mehr Zeit für das Wichtigste sparen.

Was ist in der Gästenachrichten-Funktion enthalten?

Die Gästenachrichten-Funktion besteht aus drei Hauptkomponenten:

• Einheitlicher Posteingang – Nachrichten von Airbnb, Booking.com, Vrbo, Holidu und direkten Buchungen an einem Ort
• KI-Assistent – Beantwortet häufige Gästefragen automatisch, rund um die Uhr, mit lokalem Kontext
• Geplante Nachrichten – Versend Check-in-Details, Zugangscodes und Ankunftsinformationen automatisch für jede Buchung

Wo finde ich die Gästenachrichten-Funktion?

Um auf die Gästenachrichten-Funktion zuzugreifen, führen Sie diese Schritte aus:

1. Öffnen Sie die Holidu-Web-App
2. Klicken Sie im linken Navigationsmenü auf Nachrichten
3. Wählen Sie Posteingang

Wie verwende ich den Posteingang?

Der Posteingang zeigt alle Ihre Gästenkommunikation in übersichtlicher Form. So verwenden Sie ihn:

Nachrichten anzeigen und beantworten

Jede Buchung erscheint als ein eigenständiger Nachrichtenthread, unabhängig davon, über welchen Kanal die Nachricht kam (Airbnb, Booking.com, Vrbo, Holidu oder direkte Buchung).

1. Suchen Sie den relevanten Gesprächsthread
2. Geben Sie Ihre Antwort in das Nachrichtenfeld ein
3. Klicken Sie auf Senden

Geplante Nachrichten

Geplante Nachrichten – wie Check-in-Anweisungen und Zugangscodes – werden automatisch vom System versendet und erscheinen ebenfalls im Thread, sodass Sie vollständige Transparenz haben.

Automatische Übersetzung

Um die automatische Übersetzungsfunktion zu nutzen, verfassen Sie Ihre Nachricht in Ihrer bevorzugten Sprache. Diese wird Ihrem Gast automatisch in seiner Sprache angezeigt, soweit möglich.

Benachrichtigungen

Sie erhalten eine Benachrichtigung für jede neue Nachricht in Ihren Gesprächen – ähnlich wie bei WhatsApp – einschließlich Nachrichten, die der KI-Assistent in Ihrem Namen versendet. So wissen Sie immer, was in Ihrem Namen gesagt wurde, und können jederzeit eingreifen.

Der KI-Assistent: Automatische Gästenunterstützung

Der KI-Assistent beantwortet häufige Gästefragen automatisch 24/7. Er antwortet auf Fragen basierend auf lokalen Kontextinformationen Ihrer Unterkunft, wie zum Beispiel Check-in-Informationen, lokale Empfehlungen und häufig gestellte Fragen zu Ihrer Immobilie.

KI-Assistent konfigurieren

Sie bestimmen genau, welche Themen der KI-Assistent beantwortet und welche Sie selbst handhaben möchten:

1. Gehen Sie zum Posteingang
2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol (Einstellungen) im Nachrichtenheader
3. Sie sehen 8 verschiedene Themenbereiche:
   • Immobilieneigenschaften
   • Sehenswürdigkeiten
   • Gästenankunft
   • Online Check-in/Gastregistrierung
   • Immobilien-Probleme und Anleitungen
   • Besondere Anfragen
   • Checkout und Abreise
   • Rechnungen, Gebühren, Kaution und Ortsgebühren
4. Stellen Sie jeden Bereich auf KI-Assistent oder Host ein
5. Ihre Wahl gilt für alle Ihre Gespräche, bestehend und neue

Schnelle Einstellungen

Nutzen Sie die Schnelloptionen Alle auf KI-Assistent setzen oder Alle auf Host setzen, um alle Einstellungen auf einmal zu ändern.

Was der KI-Assistent nicht beantwortet

Bestimmte Themen werden immer von Holidu direkt bearbeitet, da sie Holidu-Aktion erfordern und sensibel sind. Der KI-Assistent bearbeitet nie folgende Themen:

• Buchungen, Zahlungen und Streitigkeiten
• Beschwerden
• Sicherheit und Rechtsfragen
• Plattform-, Konto- und Vor-Buchungs-Fragen

Wenn der KI-Assistent nicht antworten kann

Wenn der KI-Assistent eine Frage zu einem zugewiesenen Thema nicht beantworten kann, übergibt er die Konversation automatisch an Sie. Kein Problem bleibt ungelöst.

Einstellungen per Chat ändern

Sie können Ihre Einstellungen auch direkt mit dem KI-Assistenten ändern. Sagen Sie einfach etwas wie „Stoppe den KI-Assistenten von der Beantwortung von Immobilienproblemen" oder „Deaktiviere den KI-Assistenten überall". Der Assistent wird Ihre Einstellungen aktualisieren und bestätigen, was sich geändert hat.

Geplante Nachrichten

Geplante Nachrichten ermöglichen es Ihnen, wichtige Informationen automatisch zum richtigen Zeitpunkt zu versenden:

1. Gehen Sie im linken Navigationsmenü auf Nachrichten
2. Wählen Sie Geplante Nachrichten
3. Hier sehen Sie alle Ihre automatisch geplanten Nachrichten
4. Sie können neue Nachrichten erstellen, bestehende bearbeiten oder löschen

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Allgemeine Fragen

Wie greife ich auf den Gästenachrichten-Posteingang zu?

Gehen Sie im Holidu-Host-Portal zum linken Menü und wählen Sie Nachrichten > Posteingang.

Wie aktiviere ich Zugriff für Mitarbeiter?

Mitarbeiter sind nicht automatisch enthalten. Um einem Mitarbeiter Zugriff zu gewähren, gehen Sie zur jeweiligen Unterkunft in Holidu, navigieren zu „Mitarbeiter", um die Zugriffsrechte dieser Person anzupassen, und aktivieren Sie den Zugriff auf Gästegespräche. Dies muss separat für jede einzelne Unterkunft durchgeführt werden.

Ist Gästenachrichten in meinem Konto enthalten?

Ja – die Funktion ist für alle Hosts kostenlos enthalten.

Posteingang und Kanäle

Welche Buchungskanäle werden unterstützt?

Gästengespräche von Airbnb, Booking.com, Vrbo, Holidu und direkten Buchungen werden im einheitlichen Posteingang angezeigt.

Kann ich mit Gästen für manuelle Sperrungen chatten?

Nein – die Nachrichtenfunktion ist nur für tatsächliche Buchungen verfügbar.

Werden alle Gästennachrichten in Holidu angezeigt?

Alle kanalbezogenen Nachrichten werden synchronisiert. Gäste können Sie jedoch auch per E-Mail oder Telefon außerhalb von Holidu kontaktieren. Diese Nachrichten erscheinen nicht automatisch im Posteingang.

KI-Assistent und Automatisierung

Was macht der KI-Assistent?

Er beantwortet häufige Gästefragen rund um die Uhr automatisch – informiert durch lokale Kontextinformationen Ihrer Unterkunft. Dazu gehören Check-in-Informationen, lokale Empfehlungen und Fragen zu Ihrer Immobilie.

Kann ich bestimmen, welche Fragen der KI-Assistent beantwortet?

Ja, absolut. Öffnen Sie Einstellungen verwalten (Zahnradsymbol im Nachrichtenheader) und sehen Sie 8 Themenbereiche. Stellen Sie jeden Bereich auf KI-Assistent oder Host ein. Ihre Wahl gilt für alle Ihre Gespräche.

Gibt es Themen, die der KI-Assistent nie beantwortet?

Ja – Buchungen, Zahlungen und Streitigkeiten, Beschwerden, Sicherheit und Rechtsfragen sowie Plattform- und Kontofragen gehen immer direkt an Holidu, da diese konsistente Bearbeitung erfordern. Sie können diese nicht ändern, und Sie müssen es auch nicht – so werden sensible Angelegenheiten einheitlich bearbeitet.

Was passiert, wenn der KI-Assistent eine zugewiesene Frage nicht beantworten kann?

Der KI-Assistent übergibt die Konversation automatisch an Sie, sodass nichts steckenbleibt.

Benachrichtigungen

Wie werde ich über neue Nachrichten benachrichtigt, einschließlich der vom KI-Assistenten versendeten?

Sie erhalten eine Benachrichtigung für jede neue Nachricht in Ihren Gesprächen – ähnlich wie bei WhatsApp – einschließlich Nachrichten, die der KI-Assistent in Ihrem Namen versendet. Dies ersetzt die alte Benachrichtigung zu ungelesenen Nachrichten, sodass Sie immer wissen, was in Ihrem Namen gesagt wurde.

Zusammenarbeit

Können mehrere Personen Gästenachrichten nutzen?

Ja – Hosts und eingeladene Mitarbeiter können auf denselben Posteingang zugreifen.

Unterstützung

Was sollte ich tun, wenn eine Nachricht Kundenservice-Unterstützung benötigt?

Das Holidu-Kundenservice-Team kann bei Bedarf in das Gespräch einsteigen, um weitere Unterstützung zu leisten. Klicken Sie auf die Support-Schaltfläche in der unteren rechten Ecke, um Kontakt aufzunehmen.

Zusammenfassung

• Einheitlicher Posteingang für alle Buchungskanäle
• KI-Assistent übernimmt routinemäßige Gästefragen 24/7
• Geplante Nachrichten und Übersetzungsfunktion inklusive
• Hosts und Mitarbeiter können den Posteingang gemeinsam nutzen
• Benachrichtigungen halten Sie über jede Nachricht auf dem Laufenden – einschließlich der vom KI-Assistenten versendeten
• Bestimmen Sie themenweise, welche Fragen der KI-Assistent beantwortet
• Das Holidu-Kundenservice-Team steht 7 Tage die Woche in Ihrer Sprache zur Verfügung, wenn ein Gespräch menschliche Unterstützung benötigt
• Es gibt Einschränkungen bei manuellen Sperrungen und externer Gästkommunikation

Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an den Holidu-Support.