Mein Gast fordert eine Rechnung, was muss ich tun?

Wenn ein Gast eine Rechnung oder einen Beleg anfordert, sind Sie als Gastgeber dafür verantwortlich, diese bereitzustellen.

Holidu kann Gästen keine Rechnungen ausstellen, da wir nicht der rechtliche Anbieter der Unterkunft sind. Wir stellen nur Provisionsrechnungen an Sie (den Gastgeber oder Hausverwalter) aus.

Warum muss ich eine Rechnung ausstellen?

Holidu vermittelt die Zahlung zwischen dem Gast und Ihnen, dem Gastgeber.

Wir ziehen unsere Provision vor Ihrer Auszahlung ab, aber rechtlich bleiben Sie der Dienstleister – und sind daher verantwortlich für die Ausstellung von Rechnungen oder Belegen für Ihre Gäste.

Wichtige Punkte:

• Rechnungen müssen den vollständigen Betrag widerspiegeln, den der Gast gezahlt hat.
• Stellen Sie Rechnungen nur ab dem Anreisedatum des Gastes aus. Sie können den Entwurf jederzeit davor vorbereiten.
• Lokale Steuervorschriften können unterschiedlich sein – konsultieren Sie einen Steuerberater, wenn Sie unsicher sind.

Bin ich gesetzlich verpflichtet, Rechnungen auszustellen?

Ja. Gastgeber sind gesetzlich verpflichtet, Gästen eine Rechnung oder einen Beleg für ihren Aufenthalt auszustellen.

Holidu vermittelt nur die Zahlung und ist nicht der rechtliche Anbieter der Unterkunft, daher bleiben Sie als Gastgeber oder Hausverwalter vollständig verantwortlich für die Rechnungsstellung.

Für professionelle Gastgeber mit gültiger Steuernummer ist die Ausstellung einer Rechnung am Ende jedes Aufenthalts obligatorisch, unabhängig davon, ob der Gast diese anfordert. Dies unterstützt die Einhaltung lokaler Steuer- und Buchungsvorschriften.

Hinweis für Immobilien auf den Kanarischen Inseln:

Die Kanarischen Inseln wenden nicht die spanische Mehrwertsteuer (IVA) des Festlandes an. Stattdessen gilt die lokale indirekte Steuer IGIC. Rechnungen für Immobilien auf den Kanarischen Inseln sollten nicht die IVA, sondern die IGIC-Regeln enthalten.

Was ist das Gastsrechnung-Tool?

Um es Ihnen einfacher zu machen, stellt Holidu das Gastsrechnung-Tool bereit, das in Ihrem Host-Konto verfügbar ist. Das Tool hilft Gastgebern, direkt über ihr Holidu-Konto rechtlich konforme Rechnungen zu erstellen.

Hauptfunktionen

• Selbstbedienungs-Rechnungserstellung: Erstellen, bearbeiten und stellen Sie Rechnungen für jede bestätigte Buchung aus.
• Rechtlich konform: Unterstützt die Einhaltung lokaler und EU-Steuervorschriften.
• Flexibler Arbeitsablauf: Beginnen Sie mit einem Entwurf, überprüfen Sie die Details und stellen Sie sie aus, wenn sie bereit sind.
• Zusatzleistungen: Erstellen Sie zusätzliche Rechnungen für Add-ons wie Mahlzeiten, Transfers oder E-Bikes.

Bitte beachten Sie, dass eine ausgestellte Rechnung nicht bearbeitet oder geändert werden kann. Wenn Sie unsicher sind, wählen Sie "Speichern und schließen", um es als Entwurf zu behalten. Wenn Sie "Speichern und ausstellen" wählen, wird es endgültig und nicht änderbar.

Um einen Fehler zu korrigieren, müssen Sie die Rechnung stornieren und eine neue ausstellen.

Wo finde ich das Gastsrechnung-Tool?

Es gibt zwei Möglichkeiten, darauf zuzugreifen:

Option 1:

1. Melden Sie sich in Ihrem Holidu-Konto an. Wenn Sie mehrere Immobilien verwalten, wählen Sie die mit der Buchung verbundene aus.
2. Gehen Sie zum Tab "Finanzen" auf der linken Seite.
3. Wählen Sie dann Gastrechnungen.

Option 2:

1. Melden Sie sich in Ihrem Holidu-Konto an. Wenn Sie mehrere Immobilien verwalten, wählen Sie die mit der Buchung verbundene aus.
2. Gehen Sie zum Tab Buchungen auf der linken Seite. Wählen Sie dann die Buchung aus, für die Sie eine Rechnung erstellen möchten.
3. Klicken Sie unter Meine Einnahmen auf Rechnung für Ihre Gäste erstellen.

Wie konfiguriere ich meine Gastsrechnung-Einstellungen?

Um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen professionell aussehen und lokale Steuervorschriften einhalten, können Sie Ihre Details und Anzeigeeinstellungen im Bereich Einstellungen Ihres Dashboards anpassen.

Aktualisieren Sie Ihr Gast- und Geschäftsprofil

Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontakt- und rechtlichen Informationen korrekt sind, da diese auf der Rechnung zur Identifizierung verwendet werden.

• Gastgeber-Details: Überprüfen Sie, dass Ihr Name, E-Mail und Unternehmensname korrekt sind.
• Adresse: Dies ist Ihre rechtliche Geschäfts- oder Hauptwohnadresse. Klicken Sie auf Bearbeiten, um Ihre Straße, Postleitzahl und Stadt zu aktualisieren.

Rechnungsanzeigeeinstellungen anpassen

Sie können genau kontrollieren, welche Informationen Ihre Gäste auf ihren Rechnungen sehen, indem Sie die folgenden Optionen in Rechnungseinstellungen umschalten:

• Steuernummer anzeigen: Schalten Sie dies ein, wenn Sie ein registriertes Unternehmen sind und die Steuernummer auf Rechnungen anzeigen müssen.
• Fußzeilendetails: Sie können wählen, ob Sie Ihre Steuernummer, persönliche Steuernummer oder IBAN in der Fußzeile des Dokuments anzeigen oder ausblenden möchten.
• Rechtlicher Fußzeilentext: Verwenden Sie das Textfeld, um einen benutzerdefinierten "Standardwert" für Ihren rechtlichen Fußzeilentext hinzuzufügen (z. B. eine Dankesnachricht oder einen spezifischen gesetzlichen Haftungsausschluss, der von Ihrer Region verlangt wird).

Wählen Sie aus, welches Unternehmen die Rechnung ausstellt

Wenn Sie Immobilien unter mehr als einem Unternehmen verwalten – beispielsweise als Eigentümer oder wenn ein Unternehmen die Immobilie in Ihrem Namen verwaltet – können Sie jetzt kontrollieren, welches auf jeder Rechnung verwendet wird.

Dies gilt für Sie, wenn:

• Sie die Immobilie direkt besitzen und auch über ein separates Unternehmen, das Sie betreiben, in Rechnung stellen, oder
• Ein Verwaltungsunternehmen die Immobilie in Ihrem Namen verwaltet, und entweder Sie oder dieses Unternehmen muss die Rechnung ausstellen

Welches Unternehmen verwendet wird, hängt von der Buchung ab – wir wählen automatisch das aus, das für diese spezifische Buchung gilt. Wenn es nicht korrekt ist oder Sie als ein anderes Unternehmen in Rechnung stellen möchten, können Sie es vor dem Ausstellen ändern.

Wo verwalte ich es: Einstellungen > Rechnungen. Sie sehen Ihr Standardprofil plus alle, die Sie selbst erstellt haben. Sie können ein Profil jederzeit hinzufügen, umbenennen, bearbeiten oder löschen.

Von Hand geändert? Wenn Sie die Rechnungsdetails bearbeiten und sie stimmen nicht mit einem gespeicherten Profil überein, fragen wir Sie, ob Sie sie als neues speichern möchten – damit Sie sie beim nächsten Mal nicht erneut eingeben müssen.

Rechnungsnummern: Jedes Profil behält seine eigene Zählung und warnt Sie vor Duplikaten, damit Ihre Nummern sauber bleiben, egal welches Unternehmen Sie in Rechnung stellen.

Schritt für Schritt: Rechnung erstellen

Schritt 1: Buchungsdetails auswählen

Wählen Sie die entsprechende Buchungs-ID und bevorzugte Sprache. Wählen Sie den Aussteller – wir wählen ihn automatisch aus, aber Sie können ihn hier wechseln.

Schritt 2: Gastinformationen hinzufügen

Geben Sie die Rechnungsadresse des Gastes und die Steuernummer ein (falls zutreffend).

Schritt 3: Überprüfen und anpassen

Das System zeigt automatisch Buchungsdetails wie Daten, Immobilienname und Gesamtbetrag an. Sie können auch eine personalisierte Nachricht unter dem Rechtlichen Fußzeilentext hinzufügen. Die im Rechtlichen Fußzeilentext hinzugefügte Nachricht wird auf der Rechnung angezeigt.

Schritt 4: Rechnung finalisieren

• Stornieren: Verlassen Sie das Formular ohne Ihre neuesten Änderungen zu speichern. Der Entwurf bleibt in Ihrer Liste.
• Speichern und schließen: Als Entwurf für spätere Bearbeitungen behalten.
• Speichern und ausstellen: Rechnung finalisieren. Einmal ausgestellt, kann sie nicht geändert werden.

Schritt 5: Zustellung

Nach dem Ausstellen wird die Rechnung automatisch per E-Mail mit angehängtem PDF an Ihren Gast verschickt. Sie können das PDF auch jederzeit aus dem Tool herunterladen, falls der Gast es erneut anfordert.

Automatisieren Sie Ihren Arbeitsablauf

Unter Einstellungen für automatische Rechnungsnummern können Sie folgende Optionen wählen:

• Automatische Generierung aktivieren: Schalten Sie dies ein, damit das System automatisch eine eindeutige Nummer für jede neue Rechnung zuweist und Ihnen manuelle Aufzeichnungen sparen.

Rechnungserstellung für Zusatzleistungen

Um Zusatzleistungen jenseits des Gastaufenthalts in Rechnung zu stellen, erstellen Sie zunächst die Rechnung für den Aufenthalt und generieren Sie dann eine separate Zusatzrechnung für Extras.